Moosseedorf s’ouvre au numérique. Retour d’expérience

Beaucoup de villes et de communes proposent des guichets électroniques aux usagers. Mais la perspective de traiter les démarches et demandes véritablement «en ligne» est encore lointaine.

 

Car en général, un événement se déroule comme suit: l’usager commande un service, par exemple une attestation du service des habitants, au guichet électronique. Le guichet envoie un e-mail au service des habitants, où un ou une employé(e) traite la demande. Cela signifie qu’il ou elle cherche l’usager dans nest, imprime le document souhaité ainsi que la facture et les glisse dans une enveloppe. Peu après, l’usager reçoit le document papier dans sa boîte aux lettres.

La commune de Moosseedorf ne se satisfaisait pas de ce système. Elle a donc cherché et trouvé une solution avec l’aide de Talus Informatik AG, un partenaire commercial de nest. Depuis mars 2017, les habitants de Moosseedorf reçoivent électroniquement les documents suivants:

  • Papiers d’origine

  • Attestation de résidence (y compris pour les familles)

  • Attestation de départ

Depuis le printemps, «en ligne» signifie à Moosseedorf que l’usager reçoit le document souhaité par e-mail au format PDF et signé électroniquement. Le document est valide légalement grâce à ce certificat de la commune. L’usager enregistre le document puis l’imprime ou l’envoie électroniquement. Si l’attestation est payante, l’usager paie en avance par carte bancaire.

 

Toutefois, l’envoi traditionnel par voie postale existe toujours. Il revient à la commune de déterminer quels documents elle souhaite envoyer par la poste. Moosseedorf, par exemple, envoie toujours les attestations d’établissement par voie postale.

Les nombreuses possibilités d’utilisation offertes par les interactions et démarches en ligne sont evidentes:
  • L’usager est servi tout de Suite.

  • Les employés du service des habitants peuvent consacrer plus de temps à des missions plus importantes.

  • La procédure d’encaissement est simplifiée.

  • La commune économise sur le coût du papier et des Timbres.

nest easy governement offre d’autres avantages:
  • La commune peut définir dans le système à qui elle envoie électroniquement quelles attestations. Par exemple, seules les personnes établies peuvent recevoir une attestation de domicile par voie électronique.

  • Tous les paramètres sont enregistrés dans le nest et non dans le portail en ligne. Cela signifie que les paramètres sont également pris en compte quand un usager utilise d’autres moyens de communication (téléphone, e-mail, voie postale) ou se rend au guichet en personne.

  • Le service des habitants envoie également des renseignements d’adresse par voie électronique.

  • La commune détermine si le programme doit enregistrer automatiquement les documents d’un certain type dans le système de gestion de documents (GED).

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Moosseedorf:

Colorée, agréable, unique.

La commune de Moosseedorf est située au bord du lac de Moossee, à huit kilomètres au nord-est de Berne. Peuplée de 4000 habitants, cette ville fait partie des communes moyennes du canton. Ancien village rural, elle est devenue une localité moderne de l’agglomération de Berne au cours des dernières décennies. Elle abrite des entreprises spécialisées dans l’informatique, le bâtiment et la construction métallique ainsi que des ateliers mécaniques. Moosseedorf offre au total 3800 emplois et une qualité de vie incomparable.

De gauche à droite: Cinzia Tschudi et Michael Hagi de Talus Informatik AG
Bettina Zahnd, directrice des services et Fabienne Stettler, conseillère de la commune de Moosseedorf.

Alte Bildstrasse 7, 9015 Saint-Gall, Tél. 071 314 20 00, info@innosolv.ch